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Beitrags Sprache: Deutsch
Sponsored Article: Ja
Unter-Überschrift: Intelligente Legal-Tech-Software unterstützt Juristen
Lesezeit 5 Min.
Beitrags Kategorie: Legal Tech
Beitrags Art: Sponsored Article
Farbe: Gruen
Franz Kögl
Vorstand | IntraFind Software AG

Anwälte sind vermehrt Nutznießer von Artificial Intelligence, die ihre branchenspezifischen Anforderungen erfüllt.

Die Digitalisierung in Form von „Legal-Tech“ hat die Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen in Unternehmen längst erreicht und den juristischen Arbeitsalltag verändert. Intelligente Software wie der Contract Analyzer unterstützt Juristen bei der schnellen Vertragsanalyse und sorgt zugleich dafür, dass keine wichtigen Aspekte übersehen werden. Folgende Beispiele verdeutlichen, wie die Digitalisierung die Arbeit von Anwaltskanzleien und Rechtstabteilungen vorantreibt:


 

 

 

Lesen und Analysieren von Verträgen

Bei der Prüfung bestimmter Vertragstypen oder auch bei Due Diligence-Prozessen müssen Juristen große Vertragsmengen wie Arbeitsverträge, Mietverträge oder andere Vereinbarungen durcharbeiten. Je nach Firmengröße können hierbei durchaus mehrere Tausend Verträge zusammenkommen, die es zu prüfen gilt. Oft kommt es dabei nur auf wenige Klauseln, Formulierungen oder Schlüsselwörter an, die gefunden werden müssen.

Verträge, die in Papierform vorliegen, können mittlerweile schnell und einfach digitalisiert werden. Die Verträge werden zunächst gescannt. Damit aus dem eingescannten Vertrag ein lesbarer Text wird, hilft die OCR-Technologie (Optical Character Recognition), die in der Lage ist, Text zu erkennen, auch wenn der Vertrag beispielsweise nur als Bild im JPEG- oder TIFF-Format vorliegt. Der Contract Analyzer hat OCR eingebaut und kommt auf diese Weise mit allen möglichen Dateitypen zurecht. Für die Praxis bedeutet das: Projekt anlegen, Dateien hochladen, zu analysierende Themen auswählen und loslegen.

Machine Learning-Verfahren helfen dabei, die große Menge an Verträgen zu klassifizieren und sie bestimmten Themen zuzuordnen, um zum Beispiel sehr heterogene Datenbestände wie bei Due Diligence-Mandaten inhaltlich zu sortieren. Vertragsanalyse-Software wie der Contract Analyzer ist in der Lage, aus diesen Verträgen die relevanten Klauseln oder Schlüsselstellen zu extrahieren und diese dem Anwalt übersichtlich unter Angabe der Bezugsquelle aufzulisten. Auch beim Durcharbeiten von Standardverträgen, wie beispielsweise Arbeitsverträgen, gewinnen Juristen enorm viel Zeit, weil sie nicht mehr jeden Vertrag einzeln auf eine bestimmte relevante Klausel hin prüfen müssen. Das übernimmt die Software und listet dabei die Verträge, beziehungsweise Klauseln, übersichtlich auf. Über die Benutzeroberfläche der Software ist es den Juristen möglich, die einzelnen Klauseln abzuhaken, zu kommentieren oder den Vertrag auch zur weiteren Prüfung an Kollegen weiterzuleiten. Der Contract Analyzer informiert darüber hinaus über Fehlstellen in Verträgen oder ermöglicht einen komfortablen Klauselvergleich. So können sich Anwälte flexibel je nach Aufgabe die benötigten Informationen übersichtlich anzeigen lassen und dann nur das Relevante lesen, vergleichen, bewerten, kommentieren und anschließend ohne Medienbruch mit den Ergebnissen weiterarbeiten.


DSGVO, Compliance und E-Discovery

Die DSGVO ist in Europa ein großes Thema: Unternehmen müssen eine ganze Reihe von Richtlinien zum Thema Datenschutz und Datensicherheit sowie Compliance-Anforderungen erfüllen – ansonsten drohen hohe Strafen. Auch hier kann Legal-Tech-Software dabei helfen, relevante Inhalte in Verträgen oder Dokumenten zu erkennen und mögliche Schwachstellen aufzudecken. Der iFinder DSGVO hilft beispielsweise dabei, File-Systeme oder E-Mails – also alle unstrukturierten Datenquellen - nach personenbezogenen Daten zu durchsuchen. So können Compliance-Verantwortliche, Datenschutzbeauftragte und die zugehörigen IT-Service-Stellen diese schneller und gezielter aufspüren und bei Bedarf löschen – und auch im Falle eines DSGVO-Auskunftsersuchens innerhalb der Vier-Wochen-Frist zeitnah antworten.

Beim Thema E-Discovery geht es darum, bei Betrugsfällen oder Gesetzesverstößen elektronische Beweismittel zu sichern, um sie später bei einem Gerichtsverfahren verwenden zu können. In diesem Fall kann es vorkommen, dass Unternehmensjuristen tausende Postausgangsfächer und versendete E-Mails auf Unregelmäßigkeiten oder verdächtige Hinweise hin untersuchen müssen. Die Software ist in der Lage, große Mengen an E-Mails eines Konzerns auf beliebige Aspekte hin kognitiv zu durchsuchen und relevante Stellen zu identifizieren. So erhält der Ermittler einen Überblick darüber, an welchen Stellen zum Beispiel sensible Daten ein Unternehmen verlassen haben. Der iFinder unterstützt hier einen 360-Grad-Blick auf unbekannte Datenbestände, auch wenn sie Millionen von Dokumenten umfassen. Das System ist schnell installiert und kann damit auch ad-hoc unter Zeitdruck eingesetzt werden. Neben der klassischen on premise-Installation auf unternehmenseigener Hardware ist es aber auch möglich, die Analyse auf dedizierten, gehärteten Cloud-Systemen nur für die kurze Bearbeitungsdauer zu nutzen, ohne die Software selbst installieren zu müssen.


Monitoring von Gesetzesänderungen

Anwälte müssen nicht nur mit großen Vertragsmengen arbeiten, sondern auch Bescheid wissen, sobald es eine Gesetzesänderung gibt. Über solche Updates informieren in der Regel Newsletter von juristischen Fachpublikationen, aber auch bestimmte Online-Portale wie der bundesanzeiger.de. Um in Echtzeit und unabhängig von Newsletter-Redaktionen informiert zu sein, hilft die intelligente Legal-Tech-Software, die externe Datenquellen wie bestimmte Websites nach Änderungen durchsucht. Sobald sich ein Gesetz oder eine Bestimmung geändert hat, wird der Anwalt über die Änderung informiert.

All diese Anwendungsfälle werden erst mit intelligenten KI-Verfahren möglich und gehen weit über klassisches Wort-Erkennen in herkömmlichen Systemen hinaus.


Fazit: Legal-Tech erhöht die Effizienz und entlastet Anwälte von Routinearbeiten

Intelligente Software wie der Contract Analyzer unterstützt bei der Analyse von Verträgen und auch bei der Recherche von Informationen. Artificial Intelligence und Machine Learning-Verfahren helfen dabei, eine große Anzahl an Verträgen zu klassifizieren, zu strukturieren und die relevanten Klauseln zu extrahieren. Das allein kann und wird jedoch niemals weder die juristische Beratung noch den Anwaltsberuf per se ersetzen. Die Digitalisierung entlastet Anwälte und Fachjuristen von Standardaufgaben, wie dem Lesen von seitenlangen Verträgen, minimiert Risiken, die durch menschliche Fehler passieren können und sorgt dafür, dass relevante Klauseln nicht mehr übersehen werden. Davon profitieren sowohl die Anwälte als auch die Mandanten.

Der Contract Analyzer ist ein Produkt der IntraFind Software AG, einem etablierten Anbieter mit fast 20-jähriger Erfahrung im Bereich Search-Software.